Une centrale d’achats de solutions numériques pour Charleroi Métropole et le Hainaut

Le concept

Grâce à ce système, un adjudicateur (IDETA, IDEA et IGRETEC dans ce cas précis) pourra passer des marchés de fournitures ou de services pour son propre compte et les revendre ensuite à ses adhérents (les communes intéressées). Cet adjudicateur est en charge de lancer, attribuer et suivre les marchés jusqu’à la fin de l’exécution de ceux-ci.

Ce système présente plusieurs avantages pour les pouvoirs communaux :

• La possibilité de bénéficier de compétences parfois non présentes en interne;
• L'assurance d'une service professionnel;
• L’identification d'un besoin en amont et une meilleure préparation pour répondre à celui-ci;
• L'absence de mise en concurrence par le pouvoir local,;
• La rationalisation des commandes et la réalisation d’économies d’échelle;
• La possibilité de d’adhérer à une solution pérenne;
• …

Pourquoi une centrale d’achats commune ?

La centrale d’achats commune à IDEA, IDETA et IGRETEC présente plusieurs avantages pour ses bénéficiaires :

• Une clarté de choix pour les communes à cheval sur le territoire de deux intercommunales;
• Une économie d’échelle via le développement d’une centrale unique au lieu de trois;
• Une expertise complémentaire de chaque intercommunale garantissant la réponse la plus adaptée à chaque besoin.

Les premières réflexions du groupe de travail

Le 14 juin dernier s’est tenue à Mons la première séance du groupe de travail consacrée au développement de cette centrale.

Cette première rencontre visait à identifier les achats effectués par les communes en matière de numérique au cours des dernières années, ceux qu’elles prévoient de faire ainsi que les besoins plus généraux qu’elles rencontrent à ce sujet. Un focus a également été réalisé sur les centrales déjà existantes et utilisées par les communes.

Parmi les premières pistes évoquées, les participants pointent le développement d'un portail unique permettant aux communes de visualiser l’ensemble des marchés disponibles et des solutions hébergées au niveau de la centrale d’achats. En effet, il semble que le système d’information par mail ne soit pas optimal car il ne garantit pas une bonne réception de l’information lors, notamment, de la relance des marchés.

Les participants évoquent également différents critères de réussite pour la mise en place d’une centrale d’achats efficace et attrayante pour ses utilisateurs, à savoir : simple d’accès, claire, intuitive, au design attractif et garante d’un bon relais des informations. Un autre critère majeur de réussite est la prise en compte du fonctionnement et du calendrier budgétaire strict des communes.

Les communes ont également émis le souhait de pouvoir disposer de réponses adaptées en fonction du projet, allant de l’audit au logiciel en tant que tel, en passant par l’accompagnement et la formation. Une piste de solution consisterait peut-être à ce que chaque marché passé au sein de la centrale permette « d’activer » ces options en fonction du besoin et des actions déjà réalisées.

Les communes soulignent par ailleurs qu’elles ont surtout besoin de solutions concrètes portant sur la digitalisation de leurs processus et de leur fonctionnement en conservant le citoyen au centre des préoccupations plutôt que de réelles solutions d’innovation.

Notons également qu’au-delà du groupe de travail, il est ressorti un besoin toujours grandissant pour les communes de disposer de moments et de lieux de partage à propos de ce qui existe et est mis en place ailleurs afin de bénéficier d’un retour d’expérience entre pairs.

Pour la suite…

Une seconde séance du groupe de travail sera organisée le 19 septembre prochain afin de :

• Compléter les idées déjà explorées ainsi que les nouvelles qui auraient pu se présenter entre temps;
• Classer par priorité les solutions à intégrer à la centrale d’achats;
• Envisager le phasage pour la mise à disposition des solutions et la passation des marchés.

A la suite de celle-ci, un retour vers l’ensemble des communes ainsi que vers les instances de Charleroi Métropole est prévu afin de s’assurer de l’adéquation par rapport aux besoins de l’ensemble du territoire.

N’hésitez pas à rester connectés….

Intéressés d’en connaitre davantage ?

N’hésitez pas à contacter Marine Keresztes, Référente Smart Region: keresztes@igretec.com – 071/34.84.20